Protokół zdawczo odbiorczy mieszkania

utworzone przez | Sty 15, 2017 | Zarządzanie najmem | 0 komentarzy

Duża część sporów między wynajmującymi a najemcami, dotyczy kwestii rozliczania pobranego depozytu, po zakończeniu trwania umowy najmu. Wielu z tych sporów można w łatwy sposób uniknąć, poprzez zastosowanie odpowiednich procedur, zanim jeszcze najemca wprowadzi się do naszego mieszkania. Jedną z podstawowych metod, jest protokół zdawczo odbiorczy, który jest znakomitym narzędziem chroniącym zarówno wynajmującego jak i najemcę.

Czym jest protokół zdawczo odbiorczy?

Protokół zdawczo odbiorczy jest dokumentem szczegółowo opisującym wszystkie elementy lokalu i jego wyposażenia wraz z precyzyjnym określeniem ich rzeczywistego stanu. Jego podstawowym zadaniem jest monitorowanie i ewidencjonowanie różnic w standardzie nieruchomości przed wprowadzeniem się najemcy, w czasie trwanie umowy najmu i tuż przed jego wyprowadzką. Umożliwia on tym samym dokładne określanie, czy i jakie elementy lokalu, uległy jakimkolwiek uszkodzeniom lub zniszczeniom w trakcie trwania umowy i daje podstawę do ewentualnych potrąceń z depozytu na rzecz przywrócenia lokalu do stanu sprzed wprowadzenia się najemcy.

Protokół zdawczo odbiorczy w świetle litery prawa

Podpisanie protokołu zdawczo odbiorczego jest nie tylko niezbędnym krokiem do zminimalizowania ryzyka ewetnualnych nieporozumień z najemcą, ale także rozwiązaniem, które jest jasno określone w akcie prawnym, jakim jest ustawa o ochronie praw lokatorów.

Art. 6c. Przed wydaniem lokalu najemcy strony sporządzają protokół, w którym określają stan techniczny i stopień zużycia znajdujących się w nim instalacji i urządzeń. Protokół stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie lokalu.

Czy przygotowywać protokół samemu czy z pomocą eksperta?

Większość wynajmujących, którzy zarządzają swoimi nieruchomościami, przygotowuje protokół zdawczo odbiorczy we własnym zakresie. Jednakże warto mieć świadomość, że jest to zadanie wymagające odpowiedniego przygotowania, przemyślenia i pewnego doświadczenia. Z tego też względu, wartą rozważenia opcją, jest skorzystanie z pomocy profesjonalnych firm zarządzających najmem, którym można powierzyć także całościową opiekę nad naszą nieruchomością.

Ile czasu zajmuje podpisanie protokołu zdawczo odbiorczego?

Protokół zdawczo-odbiorczy

Warto poświęcić nieco czasu na profesjonalne przygotowanie protokołu zdawczo-odbiorczego mieszkania

Czas poświęcony na przejście z najemcą całej procedury wypełniania protokołu zdawczo odbiorczego i jego podpisania, zależy między innymi od wielkości nieruchomości. Niemniej jednak, można przyjąć, że aby spełniał on swoje podstawowe zadanie, potrzebna będzie minimum godzina. Protokół opracowany i sygnowany w pośpiechu będzie nieprecyzyjny i tym samym nie będzie w razie potrzeby wystarczająco silnym dowodem chroniącym nasze interesy  w ewentualnym sporze z najemcą. Nawet na tak dojrzałym i silnie uregulowanym rynku najmu jak rynek brytyjski, zaledwie 1 na 50 protokołów charakteryzuje się, w opinii brytyjskich prawników specjalizujących się w tej dziedzinie, wystarczającym standardem do tego, by wykorzystać go jako potencjalny dowód w sporze sądowym.

W jaki sposób przygotować protokół zdawczo odbiorczy?

Sam formularz protokołu zdawczo odbiorczego warto przygotować z pewnym wyprzedzeniem. Pozwoli nam to na spokojne zidentyfikowanie i uwzględnienie w formularzu wszystkich elementów lokalu wymagających opisania. Podczas samego spisywania protokołu, będziemy zapewne robić jednocześnie wiele rzeczy, takich jak rozmawianie z najemcą, ocena stanu elementów, sporządzanie notatek i pewne detale mogą nam po prostu w takiej sytuacji umknąć. Posiadając nawet wzór protokołu zdawczo odbiorczego (do pobrania bezpłatnie na naszej stronie), należy odpowiednio go dopasować do konkretnej nieruchomości.

Zakładając jednak, że tworzymy taki protokół na własne potrzeby od podstaw, najłatwiejszą metodą będzie podzielenie nieruchomości na odrębne pomieszczenia. Każda, nawet najmniejsza kawalerka, składa się z co najmniej łazienki, kuchni lub aneksu kuchennego, pokoju dziennego czy opcjonalnie korytarza. Warto także pamiętać o elementach przynależacych do lokalu, ale niekoniecznie znajdujących się w jego obrębie, jak chociażby liczniki na korytarzu, komórka lokatorska, miejsce w garażu podziemnym czy skrzynka na listy.

Wbrew pozorom, każde z pomieszczeń, czy nawet pojedynczych elementów w naszym lokalu, składa się zazwyczaj z co najmniej kilkunastu jeśli nie kilkudziesięciu składowych, które powinny zostać zawarte i szczegółowo opisane z protokole zdawczo odbiorczym.

Przykładowo, drzwi wejściowe do mieszkania posiadają klamki, szyldy, okleiny, zawiasy, wizjer, zamki, itd.. Podobnie okno, to nie tylko rama i szyba, ale także uszczelki, wywietrzniki czy chociażby okucia.

Jak spisać protokół zdawczo odbiorczy z najemcą

Zacznijmy od kwestii banalnej, ale kluczowej. Spisywanie protokołu zdawczo odbiorczego powinno zawsze odbywać się w obecności i przy aktywnym udziale przyszłego najemcy.

Protokół zdawczo-odbiorczy

Profesjonalny protokół zdawczo-odbiorczy pomaga uniknąć wielu problemów z najemcami

Najemca powinien nam nie tylko towarzyszyć, ale także sam sprawdzać i weryfikować stan poszczególnych elementów i odpowiadających im zapisów w protokole. Starajmy się jak najbardziej szczegółowo opisywać stan samego mieszkania i jego wyposażenia, wliczając w to także markę producenta i model lodówki, pralki czy chociażby zmywarki. Spisywanie numerów seryjnych poszczególnych urządzeń może być potraktowane jako pewna nadgorliwość, ale pamiętajmy, że w grę często wchodzą spore kwoty które zainwestowaliśmy w naszą nieruchomość.

Zdecydowanie zalecamy spisywanie protokołu zdawczo odbiorczego w ciągu dnia, przy świetle dziennym. Po zmroku precyzyjne opisanie stanu chociażby kafelków na balkonie, może po prostu okazać się niemożliwe.

Oprócz informacji o samym stanie i wyposażeniu, nie zapomnijmy także o tak kluczowych kwestiach jak spisanie stanu liczników wody, prądu oraz ciepła, na podstawie których, będziemy rozliczać z najemcą potencjalne nadpłaty lub niedopłaty.

Niesłychanie ważnym elementem jest także doprecyzowanie, które z kluczy do mieszkania, garażu, komórki oraz skrzynki, zostały przekazane najemcy i w jakiej konkretnie liczbie.

ZESTAW PRAKTYCZNYCH WSKAZÓWEK

  • Dopasuj protokół zdawczo odbiorczy do konkrentej nieruchomości, jeszcze przed spisywaniem go z najemcą. Podczas samej procedury, niektóre detale mogą nam po prostu umknąć.
  • Staraj się notować jak najwięcej szczegółowych informacji tak by nie było żadnych wątpliwości co do stanu poszczególnych elementów.
  • Zanotuj stan każdego pomieszczenia i jego wyposażenia, także i tych które są w perfekcyjnym stanie.
  • Bądź konkretny. Przykładowo, zamiast pisać, że kuchenka posiada drobne uszkodzenia, wskaż konkretnie, która z funkcji nie działa, np. spalona żarówka w podświetleniu piekarnika.
  • Podpisuj protokół zdawczo odbiorczy tuż przed przekazaniem najemcy kluczy, aby w przypadku sporu z najemcą, uniknąć potencjalnych oskarżeń, że uszkodzenia powstały już po podpisaniu protokołu, ale zanim najemca się wprowadził.

Dokumentacja fotograficzna jako załącznik do protokołu zdawczo odbiorczego

W tym przypadku, powiedzenie, że obraz jest wart więcej niż tysiąc słów, jest jak najbardziej na miejscu. Nie zapominaj zatem o dołączeniu do protokołu zdawczo odbiorczego dokumentacji fotograficznej. Zdjęcia najprecyzyjniej pokażą rzeczywisty stan elementów, dlatego warto poświęcić im szczególną uwagę. Czasy ograniczonej pojemności kliszy fotograficznej już dawno minęły, więc nie ograniczaj się jedynie do kilku ogólnych zdjęć.

Jeśli jakiś elemenent nosi na sobie widoczne ślady użytkowania lub wręcz posiada uszkodzenia, zrób mu dokładne zdjęcie. Niektóre niewielkie uszkodzenia mogą wyjść prawie niewidoczne na zdjęciu, dlatego po jego wykonaniu sprawdź, że uwieczniłeś to co chciałeś.

W poprzednim paragrafie pisaliśmy, że protokół zdawczo odbiorczy powinien być bezwględnie przeprowadzany w obecności najemcy. Fotogratując lokal, postaraj się zatem, aby najemca znalazł się na którymś ze zdjęć, co będzie stanowić ewidentny dowód jego obecności. Jeśli to się nie uda, pamiętaj by upewnić się, że najemca podpisał każdą ze stron protokołu zdawczo odbiorczego opatrzonego właściwą datą.

Pamiętaj, aby dokumentację fotograficzą koniecznie udostępnić najemcy. Najlepszym rozwiązaniem jest oczywiście wydrukowanie wszystkich zdjęć i podpisanie ich przez obie strony wraz z informacją jaka łączna liczba zdjęć została dołączona do protokołu.

W dzisiejszych czasach, właściwie każdy telefon posiada możliwość kręcenia filmów w wysokiej rozdzielczości, więc i tak forma dokumentacji będzie dodatkowym zabezpieczeniem mogącym zapobiec ewentualnym sporom i niejasnościom.

WSKAZÓWKI DOTYCZĄCE DOKONYWANIA DOKUMENTACJI FOTOGRAFICZNEJ

  • Przy wykonywaniu zdjęć zadbaj o dobre światło. Na ciemnych zdjęciach, niektóre uszkodzenia mogą być słabo lub zupełnie niewidocznie.
  • Sprawdź czy zdjęcia nie są poruszone lub rozmazane.
  • Włącz w aparacie funkcję dodawania daty do zdjęć. Pamiętaj jednak, że w razie sporu sądowego taki dowód może zostać podważony poprzez zasugerowanie manipulacji komputerowej. Nieco bardziej staroświeckim, ale pewniejszym sposobem jest uchwycenie na jedym czy kilku zdjęciach gazety z widoczną datą.
  • W przypadku fotografowania uszkodzeń typu rysy, pęknięcia, warto zawrzeć na nich element pozwalających określić ich rzeczywistą wielkość. Samo zdjęcie rysy na pustej ścianie nie pozwoli powiedzieć czy miała ona 5 czy 20 cm gdy nie ma żadnego punktu odniesienia.

Czy dokonywać zmian w protokole zdawczo odbiorczym w okresie trwanie umowy najmu?

Jeżeli w mieszkaniu, w trakcie trwania umowy najmu, zostały dokonane jakieś zmiany, remonty lub usprawnienia, informacja o nich powinna zostać dodana w postaci, sygnowanego przez obie strony umowy, załącznika do protokołu zdawczo odbiorczego.

W przypadku umów najmu podpisywanych na czas określony, powiedzmy jednego roku, warto także dokonać dodatkowej inspekcji nieruchomości mniej więcej w połowie tego okresu.  Jeśli najemcy z jakiegoś względu nie dbają należycie o stan nieruchomość i dokonali jakiś zniszczeń, warto zidentyfikować je właśnie podczas tej inspekcji. Pamiętajmy jednak, aby poinformować najemców o planowanej wizycie z odpowiednim wyprzedzeniem.

Podsumowanie

Reasumując, podpisanie protokołu zdawczo odbiorczego z najemcą jest w naszym przekonaniu nie mniej ważne, niż sama umowa najmu. Jeśli chcemy, aby spełnił on swoją istotną funkcję i ułatwił rozliczenie z depozytu ewentualnych uszkodzeń, zadbajmy o to, aby był on przygotowany w sposób profesjonalny i z należytą uwagą. Pamiętajmy, że protokół taki zabezpiecza także istotnie interesy najemcy, więc zapewne będziemy mogli oczekiwać pozytywnego nastawienia i zaangażowania z jego strony.

Protokół zdawczo odbiorczy mieszkania
4.9 (98.33%) 12 votes

Poszukujesz profesjonalnej firmy zarządzającej najmem?

Wypełnij bezpłatny formularz i porównaj oferty wielu firm.
}

2 MIN

Tyle czasu zamie Ci wypełnienie formularza.

100% GRATIS

Korzystanie z serwisu RentFriend jest bezpłatne.
i

NAJLEPSZE OFERTY

Porównaj niezobowiązująco otrzymane oferty i wybierz najlepszą.
~

TWOJE DANE SĄ BEZPIECZNE

Bez obaw. Dbamy o prywatność danych które przesyłasz w formularzu.

Ciekawe artykuły o  zarządzaniu najmem

Najem okazjonalny

Czym różni się najem okazjonalny od standardowej umowy najmu. Czy warto podpisać taką umowę i czyje interesy zabezpiecza ona w większym stopniu?

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Ciekawe artykuły o  zarządzaniu najmem

Najem okazjonalny

Czym różni się najem okazjonalny od standardowej umowy najmu. Czy warto podpisać taką umowę i czyje interesy zabezpiecza ona w większym stopniu?

Share This